Efficiencyverbetering en kostenbesparing

Vanaf 1986 heb ik in tal van productiebedrijven gewerkt: Unox, Royco, Campbell’s, Intertaste, Euroma en MCB. In een productiebedrijf zijn de marges klein dus er is veel aandacht voor efficiencyverbetering en kostenbesparing.
Er is daarom altijd ruimte voor mijn ideeën geweest om processen te automatiseren en dus betrouwbaarder te maken. Het motto van een operations manager waar ik veel mee heb samengewerkt is: “De productieleiding moet meer produceren en minder administreren”. Hij is van mening dat de productieleiding zich te veel in hun kantoor bevindt, en dus te weinig op de werkvloer.

Welke bijdrage kan de salarisadministratie leveren om te zorgen dat er ruimte ontstaat voor de afdelingsleiding om minder tijd met administratieve taken bezig te zijn? In deze casus zijn mijn conclusie en aanbevelingen duidelijk. Deze hebben dan ook geleid tot het besluit om het genoemde administratieve proces te optimaliseren.

Mijn analyse is gebaseerd op 1 hoofdvraag en 3 deelvragen:

Hoofdvraag:

• Aan welk administratief proces gerelateerd aan de salarisadministratie wordt door de productieleiding relatief veel tijd besteed?

Deelvragen:

• Wat kan er te veranderen in het huidige proces?
• Ontvangt de salarisadministratie nog steeds de gewenste informatie?
• Wat houdt de voorgestelde verandering in binnen en buiten de organisatie?

Vervolgens:

• Investeringskosten
• Conclusie en aanbevelingen

Uit gesprekken met diverse afdelingsleiders blijkt dat veel tijd gemoeid is met het overnemen van de gewerkte uren van de uitzendkrachten vanuit het tijdregistratiesysteem in het portaal van het uitzendbureau.
Bovendien is aan de afdelingsleiding de bevoegdheid toegewezen om de uitzendfacturen te controleren en te autoriseren. Dit gebeurt dan op basis van de verwerkte gegevens in het portaal. Ook dit is weer een tijdrovend proces.

Een korte beschrijving van de huidige werkwijze:
De afdeling HR maakt afspraken met het uitzendbureau voor de inzet van uitzendkrachten en koppelt een tag aan een personeelsnummer in het tijdregistratiesysteem.
De tag moet geactiveerd zijn anders worden er geen uren geregistreerd.
Binnen de onderneming zijn er dag-, 2- en 3-ploegendiensten.
Wijziging van ploegendiensten en kostenplaatsen worden doorgegeven aan de afdeling HR om te wijzigen in het tijdregistratiesysteem zodat de juiste ploegentoeslag wordt uitbetaald aan de uitzendkrachten.
Gewerkte uren in het tijdregistratiesysteem worden vervolgens door de afdelingsleiding handmatig overgenomen en verwerkt in het portaal van het uitzendbureau.
Ook de van toepassing zijnde ploegentoeslag is zichtbaar voor de afdelingsleiding in het tijdregistratiesysteem en moet ook handmatig worden verwerkt in het portaal.
Regelmatig worden er correcties via het portaal verwerkt, die niet overeenkomen met de tijdregistratie.

In verband met de factuurcontrole wordt door de afdelingsleiding de gewerkte uren op de factuur vergeleken met de gegevens in het portaal.

In plaats van gewerkte uren wekelijks aanleveren via een portaal, accepteert het uitzendbureau ook een wekelijkse file met de gewerkte uren, mits deze is opgemaakt op basis van de juiste codering en lay-out.
De file dient de gewerkte uren te bevatten en het van toepassing zijnde ploegentoeslag-%. Om dit te kunnen realiseren dient er een herinrichting van het tijdregistratiesysteem plaats te vinden, met name voor de uitzendkrachten.
De afdeling HR muteert op dit moment ploegendiensten en kostenplaatsen. Het blijkt dat wijzigingen niet altijd op tijd worden doorgegeven of verwerkt.
Omdat ook de juiste ploegentoeslag van belang is om te verwerken in de wekelijkse file, moet deze door de afdelingsleiding kunnen worden gemuteerd in het tijdregistratiesysteem. Hetzelfde geldt voor kostenplaatsen.

De factuurcontrole kan plaatsvinden door het totaal aantal gefactureerde uren per week te vergelijken met het totaal aantal uren in de file. Een relatief eenvoudige controle.

De gewerkte uren van de uitzendkrachten zijn door de salarisadministratie nog steeds te rapporteren. De gegevens verwerken in het portaal is voor de eigen organisatie feitelijk een overbodige stap, en wordt uitgeschakeld door de nieuwe manier van werken. De tijdregistratie blijft leidend voor de verwerking en betaling van de uitzendkrachten. Omdat de gewerkte uren wekelijks geautomatiseerd worden aangeleverd zijn de gegevens betrouwbaarder.
De salarisadministratie zal zorgen voor het wekelijks versturen van de file.
Correcties worden ook voortaan door de salarisadministratie verwerkt. Eventuele verschillen moeten bekend zijn bij de salarisadministratie omdat correcties vanuit salarisadministratie geïnitieerd worden.

Uitleg werkwijze uitzendbureau
Wekelijks wordt een file ingestuurd vanuit het tijdregistratiesysteem, in het portaal worden dan geen uren meer verwerkt.
De wensen van het uitzendbureau met betrekking tot lay-out en codering van de file moeten worden geïnventariseerd.
Ook moet de dag van de week bepaald worden waarop het uitzendbureau de file uiterlijk dient te ontvangen.

Uitleg werkwijze afdelingsleiding
Het portaal hoeft dan dus niet meer wekelijks ingevuld te worden voor de uitzendkrachten.
Er dient een instructie te worden opgesteld voor de afdelingsleiding hoe wijzigingen van ploegendiensten en kostenplaatsen gemuteerd kunnen worden in het tijdregistratiesysteem.
Ook moet de deadline gecommuniceerd worden met betrekking tot de autorisatie van de gewerkte uren van de uitzendkrachten.
Correcties via het portaal zijn niet meer mogelijk. Eventuele correcties moeten voortaan door de salarisadministratie worden verwerkt.

Uitleg werkwijze uitzendkracht
De tag moet geactiveerd zijn anders worden er geen uren geregistreerd.
De tijdregistratie van de gewerkte uren, in combinatie met de autorisatie door de afdelingsleiding, wordt leidend voor de betaling van de gewerkte uren.
Eventuele correcties via het portaal zijn niet meer mogelijk.

De kosten die de voorgestelde aanpassing van de software met zich meebrengt blijft beperkt tot 2 of 3 consultancydagen van de softwareleverancier.
Deze leverancier beheert het systeem en is in het verleden een betrouwbare partner gebleken.
Alle eerder aangevraagde aanpassingen in de software zijn tot nu toe gerealiseerd.
Bovendien is er rekening gehouden met 3 dagen kosten voor Nol van Heumen, interim salarisadministrateur SalarisTijd.
Dit betreft met name de analyse, het aansturen van de consultant van de softwareleverancier en het testen van de aanpassingen.

Realisatie gewenste lay-out en codering exportfile 1200,-
Aanpassing beheer ploegentoeslag en kostenplaatsen 600,-
Testen op locatie 1200,-
Onvoorzien 600,-
Totaal softwareleverancier 3 dagen 3600,-

SalarisTijd, Nol van Heumen 3 dagen 2000,-

Total kosten optimalisatie tijdregistratie uitzendkrachten 5600,-

Een globale inschatting is dat deze aanpassing van het proces elke afdelingsleider minimaal 2 uur tijd per week zal besparen. Dit maal 4 afdelingsleiders, betekent dus 8 uur per week aan administratieve verlichting per week.

Het uurloon inclusief sociale lasten van de afdelingsleiding is gemiddeld Eur 35,-/uur.
Terugverdientijd is dus te realiseren binnen 20 weken.

Conclusie
Het proces tijdregistratie uitzendkrachten is momenteel omslachtig en arbeidsintensief. Dit geldt ook voor de factuurcontrole.
Beide processen kunnen na een herinrichting van het tijdregistratiesysteem vereenvoudigd worden en betrouwbaardere informatie opleveren.

Aanbevelingen

• Gezien de relatief geringe kosten, zou het een gemiste kans zijn om genoemde optimalisaties van het tijdregistratieproces niet door te voeren.
• Factuurcontrole kan voortaan plaatsvinden op basis van het totaal aantal gefactureerde uren per week te vergelijken met het totaal aantal uren in de file.
• Correcties met betrekking tot uitzendkrachten worden voortaan verwerkt door de salarisadministratie. Eventuele verschillen tijdens de factuurcontrole moeten hierdoor dus te verklaren zijn door de salarisadministratie.